未経験の業務を任されることはよくありますが、どのように対処すべきでしょうか？
もし上司が他のチームメンバーに可能な業務をあなたに任せて経験を積ませようとしている場合、これを前向きに受け入れましょう。
仕事を知っている同僚に積極的にアプローチし、方法やコツを学びましょう。
組織内で既に経験のある業務であれば、社内の資料や情報を活用して、未経験だったあなたも成功し、成長することができます。
問題となるのは、会社全体でも未経験で資源が不足しており、相談できる人もいない場合です。
誰も経験がない業務を任された場合の対処法や進め方が課題となります。
誰も手がけたことがない業務を任されることは、上司からの信頼の表れであり、光栄なことでもあります。
この機会に挑戦し、不安を克服しましょう。
結果として、個人のスキルアップと会社の資源拡大に繋がります。
この記事では未経験業務の取り組み方や不安解消法について、解説します。
未経験の業務を任された時の対応方法
まず、会社で初めて取り組むことになった未経験の仕事を任されたら、それを機会と捉え、積極的に挑戦しましょう。
もし失敗しても、それが会社にとって新たな学びとなり、次の一歩への指針となるのです。
新しい挑戦は自身の成長にも繋がりますし、新たな視点をもたらすことでしょう。
そして、そうした経験は周囲からの信頼も生むことになります。
目標と成果、そしてその目的をはっきりさせる
プロジェクトを開始する前に、以下の点について上司やプロジェクトの依頼者から明確な定義を求めましょう。
- 目指すべき目標
- 提出が必要な成果物
- この任務の目的
- 予定されている作業期間
- 取り組むチーム構成
明確な指示がない場合は、自ら提案してみることも大切です。
目標設定は難しいかもしれませんが、初めは軽く考え、進行中に調整を加えていくことが可能です。
適切な目標設定が、効率的な作業遂行への第一歩となります。
徹底的なリサーチを行う
このステップは独力で可能です。
まずはじっくりと情報収集を行いましょう。世界中で類似のプロジェクトが行われていることがあり、それらの経験者から学ぶことができます。リサーチ方法は多岐にわたります。
- 有料の専門サイトやデータベースを利用する
- 公的な情報源を掘り下げる
- 専門的なキーワードを用いてGoogle検索を行う
- SNSを通じて情報を得る
- 公的な資格を取得する
- 競争相手を調査し、戦略を立てる
業界の先駆者に積極的に接触する
深いリサーチを行うと、業界の専門家や先駆者が見えてきます。
ウェブサイトやフォーラムでの接触を試み、実際に会うことができれば、貴重なフィードバックやアドバイスを得ることができます。
社内で解決できない問題は、社外の知識を積極的に取り入れることで新たな道が開けるかもしれません。
名刺管理や専門的なイベントへの参加も有効です。
プロジェクトの各要素を分析して具体的な成果物を設定する
まずは、目指す成果物を明確にし、存在しない場合は自身で定義しましょう。
成果物の各セクションを定め、それぞれの出力を文書化または図示し、可視化します。この可視化された成果物が最終目標の形です。
目標を特定し、その目標に到達するためのプロセスを策定する
目標の具体的なイメージができたら、それに到達するための具体的な手順を各セクションごとに逆算して計画し、体系立ててみましょう。
このプロセスは、以前のプロジェクトからの応用も可能です。
存在しない場合は新たに作り上げます。
とりあえず始めてみて、動きながら計画を練ることが大事になります。
プロセスが確立されたら、すぐにでも実行に移しましょう。
プロセスが完璧でなくても問題ありません。
動き出してから改善し、適宜修正を加えていけばよいのです。
未経験の仕事ほど、実際に取り組む中でプロセスが変わることが多いですし、時には目標や成果物自体の変更が必要になることもあります。
進行中でも成果物を共有しフィードバックを受ける
途中経過の成果物をクライアントや上司に見せ、反応を引き出してフィードバックを受けることで、改善点をプロセスに反映させましょう。
これを数回繰り返し、プロジェクトの全体構造を改善し、最終目標に近づけていきます。
外注の可能性も検討する
プロジェクトの規模が大きくなり、時間や予算の許す限りでは、特定の作業を外部に委託することも検討しましょう。
特にコンサルティング業界は現在人材不足で活況を呈しており、適切なパートナーを見つけることが挑戦となるかもしれません。
動きの早いスタートアップなど新進気鋭の企業に依頼するのも一つの方法です。
効率的なスケジューリングの方法
プロジェクトの範囲が定まったら、速やかに進行状況が把握できるタイムスケジュールを作成しましょう。
報告対象者や重要な意思決定者に向けてステージを明確にし、プロセスのフローを矢印で示して視覚化します。
スケジュールはExcelで作成し、管理のためにPowerPointに組み込む方法が効果的です。Excelはシートの管理がしやすく、バージョン管理もスムーズにできるため、作業効率が上がります。
適切な休息を確保し、充実したオフタイムを過ごす
これは非常に重要です。
週末は仕事を忘れて休むことを心がけ、リフレッシュする活動を取り入れましょう。
音楽、映画、スポーツ、趣味などでリラックスすることで、意外と良いアイデアが浮かぶことがあります。アイデアはすぐに忘れがちなので、メモやデジタルツールを活用して記録し、思い出せるようにしましょう。
長期的に見て、適切な休息は仕事のパフォーマンスを向上させるために必要です。
未経験の業務の不安を克服する方法
未経験の業務は確かに不安を感じることがあります。
そう感じるのは当然ですが、進行方法を整理し、計画的に取り組むことが不安を軽減します。
明確なゴール設定が不安を解消する鍵です。業務が実行可能かどうかを探ります。
時間に余裕があれば、業務の可能性について相談し、短期間でのテスト実施も検討しましょう。
逆算して計画を立てることで、必要なリソースや時間が明確になります。
資源が過度に消費される場合は、プロジェクトの非実行も選択肢に入れるべきです。
経験者からの意見を積極的に求めることも、不安を減らすのに役立ちます。
外部の専門家と積極的に交流する
知らないことでも、会った人が他の専門家を紹介してくれることがあります。
社内のネットワークを利用して外部の専門家を紹介してもらうか、自分で積極的に関係を築くことが有効です。
何か新しい発見があるかもしれません。
事前にしっかりとリサーチを行い、面会する際には相手に価値ある情報を提供しましょう。
互いに有益な交流を目指して会話を進めると、意外なアドバイスが得られることがあります。これは不安を軽減するのに役立ちます。
具体的な質問をしてみることも、不安解消の一助となります。
目標達成のプロセスを逆算で描く
目標が見えないことが不安の源です。目標に向かう具体的なプランを描くことで安心感が増します。
設定された目標に対して、常に逆算の思考で計画を立て、必要に応じて調整を加えながら進めることが大切です。
上司への定期的な報告と相談を心掛ける
上司との定期的なコミュニケーションを維持しましょう。
これは自分の仕事ぶりをアピールするとともに、プロジェクトの進行状況を確認し、適時にフィードバックを得るためです。
報告の際には具体的なアドバイスを求め、その指摘を仕事に活かすことで、不安を解消する助けとなります。
利用できる人には遠慮せず相談する
手近な信頼できる人がいる場合、外見を気にせずに思い切って相談しましょう。
心の重荷を話すことで、気持ちが楽になります。
社内で挑戦的な姿勢を持つ人からアドバイスを受けるのも良いでしょう。
多様な人々との会話から洞察を得る
自分では気づかない新しい発見が会話から生まれることがあります。
このようにして、一つ一つ不安要素を解消していきましょう。
まとめ
実際の仕事で先輩から学べる期間は限られています。
未経験の業務を任されると、進め方が分からず不安を感じることもあるでしょう。
単にできないと断るのは容易ですが、それを乗り越えることは個人の成長につながります。
できない理由を探すより、どうすれば成功できるかを考える時間に充てましょう。
未経験の仕事を任されたら、それをチャンスと捉え、成功して周囲を驚かせましょう。
この記事を参考にしながら、自分なりの解決策を見つけて、それを実現する具体的なイメージを持ち続けてください。
一つでも新しいことを身につけることができれば、あなたのキャリアは大きく前進します。
